قبل از سفر :
ابتدا دانشجو میباست به دانشکده محل تحصیل خود مراجعه نموده و درخواست کتبی خود را به معاونت آموزشی دانشکده ارائه نماید. پس از اعلام نظر از حراست دانشگاه ، لازم است دانشجو فرم تقاضای سفر را در دفتر حراست دانشگاه تکمیل و تحویل نماید.
بعد از سفر :
دانشجو لازم است بعد از سفر، بازگشت خود را اعلام نموده و فرم گزارش سفر را در دفتر حراست دانشگاه تکمیل و به واحد حفاظت پرسنلی تحویل نمایند.